Segundo gestora, instituição se tornou referência em gestão para outras organizações da cidade de Ribeirão Preto (SP)

O Instituto Íris de Luz, sediado em Ribeirão Preto (SP), atua desde 2006 no segmento de assistência social, por meio de serviços de convivência e fortalecimento de vínculos para crianças, adolescentes e jovens no contraturno escolar. Além disso, oferece orientação profissional para mulheres em vulnerabilidade social.

Um trabalho em muitas frentes que exigia grandes esforços para sistematização e controle de dados. E que teve uma mudança significativa a partir de 2020, quando a organização passou a utilizar o sistema Bússola. 

“O trabalho com o sistema Bússola foi um divisor de águas para o Instituto” (Aline Terciotti Pedroso) – Gestora do Instituto Íris de Luz

Otimização do tempo dos colaboradores 

Para dar uma ideia destes avanços, Aline estima que o total de tempo dedicado por assistentes sociais à atualização, registro e controle de informações reduziu em cerca de 30%.

Para chegar nessa estimativa, ela relata como funcionavam algumas atividades antes do sistema Bússola. Com as informações em formulários de papel e planilhas do Excel, esses profissionais levavam entre 2h e 3h para atender a uma demanda simples de solicitação de informações. Pode parecer pouco, mas com expediente diário de 4h, acabavam gastando um dia inteiro de trabalho nisso. Mas a partir da implementação do sistema Bússola, a mesma tarefa passou a levar, em média, 15 minutos para ser executada. 

Outros profissionais envolvidos também passaram a ter facilidades em suas atividades: educadores, por exemplo, podem registrar presença nas oficinas por meio de seus celulares. “Todas as nossas atividades estão no sistema – de educadores, psicólogos, todos os profissionais”, detalha Aline. 

Isso permite não apenas o acompanhamento em tempo real pela diretoria, mas também o compartilhamento de informações entre profissionais que precisam atuar de forma conjunta, como psicólogo e assistente social. “Os níveis de acesso que podem ser estabelecidos pelo Bússola ajudam a definir o que cada colaborador pode acessar”, explica. 

A “filosofia da mesa limpa”

Aline destaca ainda que o sistema permitiu a adoção do que chama de “filosofia da mesa limpa”. Papéis, formulários impressos e caderninhos de anotações foram eliminados, o que também gerou uma redução de custos com materiais. 

“O sistema é intuitivo, garantindo a continuidade dos trabalhos mesmo quando há mudanças no quadro de profissionais” (Aline Terciotti Pedroso) – Gestora do Instituto Íris de Luz

Dados em mãos facilitam busca de apoiadores 

A organização interna reflete em outras ações do Instituto. Com os dados em mãos, os resultados são levantados rapidamente para apresentação a possíveis apoiadores ou para a participação em editais. 

“Em minutos, podemos gerar planilhas e gráficos. Isso mudou as nossas possibilidades. Editais que a gente achava que nem podia participar, agora participamos. Isso porque temos todas as informações em pouco tempo. Antes, buscar estas informações era um impeditivo”, explica a gestora. 

Instituto passou a ser uma referência na cidade 

A demonstração de dados chama a atenção de outras organizações da cidade, que têm procurado o Instituto para conhecer como foi esta mudança na gestão. Para exemplificar os avanços, Aline explica que, ao final do ano, é possível gerar relatórios específicos de cada família atendida, que compreendem desde a entrega de alimento e roupas, até quais oficinas participaram e com que frequência. 

“Hoje somos vistos como uma organização que olha para a gestão” (Aline Terciotti Pedroso) – Gestora do Instituto Íris de Luz

Adequação à LGPD

A gestora destaca que a escolha por utilizar o sistema Bússola levou em conta, ainda, que era preciso ter um parceiro alinhado à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), um tema muito caro para a instituição. 

Mais valor para a organização 

Todos estes avanços, defende Aline, representam mais transparência e credibilidade para o Instituto – o que gera mais valor a um trabalho feito com tanta dedicação há anos. “As organizações da sociedade civil têm, em geral, pouca estrutura de pessoal e, por isso, a tecnologia é uma grande aliada. Para o Instituto Íris de Luz, em especial, isso é representado pelo sistema Bússola”, finaliza.