Sistema mudou a forma de prestação de contas e análises. Em 2022, foram quase R$ 100 milhões aportados a organizações

Pilhas e pilhas de papel com prestação de contas de Organizações da Sociedade Civil (OSCs) tomavam conta das salas da Secretaria de Transparência, Auditoria e Controle da Prefeitura de Florianópolis até 2019. Onde está aquela prestação de contas específica? Já veio da Secretaria responsável? Em que estágio está a avaliação daqueles documentos? Essas eram algumas perguntas que os servidores faziam e que, normalmente, demoravam algum tempo para serem respondidas. 

Essa situação começou a mudar em 2019, quando a Prefeitura adotou o sistema Bússola. O contador Sandro José da Silva, secretário adjunto da pasta, relata que a administração pública estava, a cada ano, aumentando os repasses para as organizações – tanto no que diz respeito aos valores quanto ao número de OSCs. “Essa grande quantidade passou a nos causar preocupação, porque o nosso objetivo é exatamente o controle e a garantia de que os recursos públicos estão sendo bem empregados”, relata Sandro.

Os repasses para as OSCs, esclarece o contador, têm o objetivo de levar o recurso diretamente à ponta, com serviços para o cidadão, a criança, o adolescente, o acolhido. Eles ocorrem de maneira antecipada: primeiro a organização recebe o recurso e depois presta contas de forma mensal. 

Para dar uma ideia da evolução nos processos, em 2020, a Prefeitura de Florianópolis firmou 84 convênios com Organizações da Sociedade Civil (OSC), repassando um total de R$ 30 milhões. Já em 2022, a Prefeitura ampliou o número de convênios com OSCs para 200 e os repasses de verba para um total de quase R$ 100 milhões.

O perfil dos atendidos é muito variado. Por meio da Secretaria de Saúde, por exemplo, os convênios visam prestar atendimentos para pessoas com deficiência física, com deficiência renal, ostomizados. As parcerias da Educação buscam, de forma prioritária, o estabelecimento de ações de contraturno escolar. Um grande exemplo é o projeto Bairro Educador, que atende cerca de 2 mil crianças, com teatro, música, cinema e computação. 

O Restaurante Popular, inaugurado recentemente, é uma demanda de parceria da Assistência Social e atende pessoas de baixa renda ou outros moradores que buscam uma refeição com valores acessíveis. Além disso, a Assistência realiza convênios para acolhimento de crianças e idosos, assim como apoio a pessoas em situação de rua. 

Apenas para citar mais exemplos do perfil dos atendidos, o Esporte realiza repasses para estimular a prática esportiva entre crianças, jovens e adultos – tanto por meio das escolinhas quanto de rendimento. 

“É imensurável a qualidade que a gente passou a ter com o sistema: o controle, a gestão, os avanços na transparência.”  (Sandro José da Silva) – Secretário adjunto de Transparência, Auditoria e Controle

Economia de tempo, papel, deslocamento 

No primeiro ano de parceria com a Bússola Social, a Secretaria de Saúde incluiu todos os seus processos de repasse no sistema. Outras Secretarias foram incorporando o padrão na medida em que servidores foram capacitados e entenderam a importância e facilidades trazidas pela mudança. 

Um dos pontos destacados por Sandro trata da unificação das informações. “Temos muitos casos de organizações que estabelecem convênios com mais de uma secretaria. Se uma OSC recebia recursos de cinco pastas, ela teria que entregar a documentação básica em todas elas”, detalha o contador. E quando falamos de básico, não se trata de pouco: são, por exemplo, CNDs, estatutos sociais, cerca de 50 documentos no total. “Agora, o cadastro é unificado, o que facilita muito”. 

“Todo o envio de documentação pelas OSCs e análises ocorrem dentro do sistema Bússola”  (Sandro José da Silva) – Secretário adjunto de Transparência, Auditoria e Controle

Para a administração pública, uma das vantagens é o cruzamento de informações. Para exemplificar, é possível verificar se o mesmo colaborador da organização é pago com recursos repassados por secretarias diferentes. A fiscalização, portanto, fica mais efetiva. Isso também porque antes nem sempre o controle recebia as prestações de todas as secretarias, do mesmo mês, ao mesmo tempo. “Há um trâmite de conferência dentro de cada secretaria. Por isso, os tempos eram diferentes”, explica o contador. 

Para as organizações, o sistema também permitiu economia de papel e de deslocamento. “A entrega desses documentos gerais em cada secretaria era um questionamento que recebíamos e com razão. Por que, afinal de contas, as organizações estavam estabelecendo convênios com a mesma prefeitura e tinham gastos tanto com cópias quanto com deslocamento”, relata o contador.

A servidora Juliana de Abreu, do setor de prestação de contas de parcerias com OSCs, resume algumas das vantagens da utilização do sistema Bússola: mais rapidez no fluxo das prestações de contas, mais precisão, ajustes que podem ser solicitados dentro do sistema para a organização, assim como cada envolvido no fluxo pode acessar do seu local de trabalho. 

“O sistema nos permite compilar os dados de uma forma mais eficiente e rápida.” (Juliana de Abreu)  – Chefe do setor de prestação de contas de parcerias com OSCs

Adoção do sistema por todas as secretarias 

Após a adesão ao sistema pela Secretaria de Saúde e os resultados alcançados em 2019, outros departamentos foram adotando o formato. Até que, este ano, todos os convênios já estão centralizados no ambiente digital, com a participação de sete pastas – as secretarias de Saúde, Educação, Assistência Social, Turismo e Cultura e as Fundações Franklin Cascaes e de Esportes. 

Sandro lembra que a pandemia de Covid-19 foi um marco para entender que os avanços com o Bússola iam além dos verificados primeiramente: “Tínhamos que receber os documentos, fazer as análises, com servidores em home office em decorrência da pandemia. Utilizar o sistema foi o que permitiu que as organizações continuassem a prestar contas e que nós pudéssemos dar sequência ao trabalho”. 

Agora, os projetos futuros envolvem adotar o formato no acompanhamento das Leis de Incentivo que, em Florianópolis, compreendem cultura e tecnologia. “Trata-se de um processo diferente das subvenções, porque os recursos são captados por um período maior e pelos proponentes”, detalha. Segundo o secretário adjunto, estudos estão sendo feitos para adaptação do sistema. 

Apoio da equipe da Bússola Social 

Durante todo o processo de implementação, conta Sandro, o apoio da equipe Bússola foi fundamental. Uma das questões envolve adaptações do sistema a necessidades específicas de secretarias, como parcerias para acolhimento e projetos esportivos, por exemplo. “Apresentamos essas necessidades para a equipe e fomos realizando adequações”, explica. 

O contador tinha uma preocupação especial sobre a forma como as organizações receberiam as modificações e ressalta que a participação da equipe da Bússola foi fundamental para demonstrar as melhorias também para as OSCs. “O Áureo Giunco Jr., cofundador da Bússola Social] colaborou de forma intensa, trouxe um olhar muito importante nesse diálogo”, elogia o contador. 

“A troca de informações entre Prefeitura e Bússola foi muito importante para termos os resultados que colhemos hoje.” (Sandro José da Silva) – Secretário adjunto de Transparência, Auditoria e Controle

Como funciona o processo 

Para entender o que significam as mudanças proporcionadas pelo sistema, é importante conhecer a tramitação das prestações de contas de acordo com a legislação federal e do próprio município.

O fluxo de trabalho congrega quatro instâncias:

1) Equipe técnica, que analisa o financeiro;

2) Gestor, que é o fiscal do contrato específico e que acompanha a parceira, verificando ações e metas;

3) Comissão de monitoramento e avaliação;

4) Secretaria de Transparência, Auditoria e Controle. 

Antes da utilização do sistema Bússola, cada uma dessas etapas representava o encaminhamento da documentação para estes responsáveis que, nem sempre, atuam nos mesmos locais. Agora, assim que uma etapa é finalizada, isso é indicado no sistema e a próxima já pode ser iniciada. 

Nesse ponto, Sandro chama a atenção para outro avanço: as correções e indicações de melhorias para as organizações. “Hoje, indicamos no sistema o que tem que ser modificado ou explicado. Antes, a organização era notificada, tinha que ir até o setor retirar a documentação para então apresentá-la novamente”. E os servidores podem se concentrar apenas no que foi alterado, sem ter que rever todo o processo. 

A automação de alguns relatórios também é destacada pelo contador. Um dos casos é o balancete (ou seja, o registro de entradas e saídas dos recursos). A entidade preenche as informações e o próprio sistema monta o balancete. Assim, os técnicos tiveram um avanço: “Quando era preenchido no Word, por exemplo, fazíamos a análise com a calculadora ao lado para garantir que não havia risco de preenchimento de dados errados pelas entidades”. 

Avanços significativos na transparência dos repasses e reconhecimento 

O sistema Bússola permitiu à Prefeitura de Florianópolis avançar também no que diz respeito à transparência nos convênios e repasses. Hoje no Portal da Transparência é possível verificar cada um dos convênios, divididos por Secretaria, inclusive com planos de trabalho das entidades. 

Além disso, os dados incluem orçamento, quando os recursos foram repassados, quando a organização deveria prestar contas, se já prestou e qual a situação da prestação de contas (em análise, pendente ou aprovado). “Isso representa transparência para o cidadão, para os órgãos de controle e para as próprias organizações”, resume o secretário adjunto. 

“Implementamos uma forma simples para que todos acompanhem os dados dos convênios pelo Portal da Transparência. Isso é muito relevante”  (Sandro José da Silva) – Secretário adjunto de Transparência, Auditoria e Controle

A utilização do sistema Bússola levou a iniciativa da Secretaria a um reconhecimento no ano passado. A prefeitura, por meio do Programa de Boas Práticas na Administração Pública, reconhece os servidores e inovações que têm feito a diferença na gestão. O projeto foi o vencedor na categoria Gestão de Transparência e Participação Popular. Entre os critérios analisados pela comissão avaliadora, estiveram criatividade, relevância, aderência, resultados e replicabilidade. 

Com relação à replicabilidade, inclusive, o secretário adjunto relata que já foi procurado por representantes de outras prefeituras para entender como funciona o Bússola. Ele acredita que o sistema, com todas as melhorias que proporcionou a Florianópolis, pode colaborar com o controle e a transparência de outras administrações públicas.