Acompanhar a prestação de contas pode ser um desafio para empresas que apoiam projetos sociais. Muitas vezes por falta de clareza sobre como solicitar os relatórios, quais informações monitorar e qual a periodicidade ideal.
Neste artigo, você vai entender a importância dessa prática para garantir que o investimento social tenha bons resultados e esteja compatível com os objetivos da empesa.
Qual importância da prestação de contas no investimento social
Quando uma empresa decide investir em projetos sociais, ela está assumindo um compromisso com a comunidade e o bem-estar social, demonstrando responsabilidade e transparência em suas ações.
Por isso, a prestação de contas não funciona apenas informa sobre o destino dos recursos investidos, mas também destaca o impacto positivo alcançado pelos projetos sociais apoiados. Isso reforça a confiança dos beneficiários, parceiros e gestores da empresa, e também fortalece sua reputação como agente de mudança social.
É válido destacar também que a prestação de contas cria uma base sólida para o engajamento da comunidade e dos colaboradores da empresa investidores, incentivando o envolvimento em iniciativas sociais e contribuindo para a construção de relacionamentos duradouros, baseados na transparência e colaboração mútua. Ou seja, ajuda a cultivar uma cultura corporativa centrada no impacto positivo e na responsabilidade social.
Como a empresa deve acompanhar a prestação de contas
Para garantir um acompanhamento eficaz da prestação de contas dos projetos sociais apoiados, a empresa deve estabelecer um processo bem estruturado. O primeiro passo é definir os responsáveis por esse processo, colaboradores ou equipes responsáveis por acompanhar e analisar as informações pertinentes aos projetos.
Também é importante que a empresa defina indicadores de desempenho, alinhados aos objetivos e metas estabelecidos para cada iniciativa social. Esses indicadores não apenas permitem avaliar o progresso e impacto dos projetos, mas também facilitam a comunicação de resultados de forma objetiva e tangível.
Além disso, a empresa deve manter canais de comunicação abertos e acessíveis com as organizações mantenedoras dos projetos. Essa troca contínua de informações e feedback é fundamental para garantir a transparência e legitimidade do processo de prestação de contas.
Para registrar e gerenciar todas essas informações de maneira eficiente, é indicado o uso de ferramentas adequadas de gestão de dados. Isso pode incluir planilhas ou até mesmo plataformas específicas de monitoramento de projetos sociais, que auxiliam na organização, análise e compartilhamento dos dados de forma precisa e atualizada, como a Bússola Social.
Quais informações devem constar na prestação de contas
Na prestação de contas, é importante a inclusão de informações relevantes sobre o desenvolvimento e os resultados dos projetos sociais para que a empresa investidora tenha uma visão abrangente do impacto das iniciativas e como os recursos estão sendo realocados. Aqui estão alguns exemplos de informações e sua importância:
- Número de beneficiários atendidos: Esse dado fornece uma medida tangível do alcance do projeto e quantas pessoas foram diretamente beneficiadas por suas atividades, ajuda a demonstrar o impacto positivo do projeto na comunidade-alvo e a avaliar sua eficácia em alcançar seus objetivos.
- Atividades realizadas: Descrever as atividades específicas realizadas no projeto ajuda a contextualizar o trabalho realizado e a entender como os recursos foram utilizados, permitindo que os stakeholders visualizem melhor o desempenho do projeto e avaliem sua relevância e eficácia.
- Atendimentos: Listar e descrever os atendimentos realizados permite uma visão de como é realizado o trabalho em campo do projetos e apresentar detalhes como objetivo dos atendimentos, número de atendimentos realizados, dados que foram coletados e resultados alcançados é uma forma de comprovar a execução do projeto e sua evolução.
- Recursos financeiros investidos: Informar sobre os recursos financeiros investidos em cada atividade e área do projeto é importante para garantir transparência e prestação de contas, pois mostrar como os fundos foram utilizados e se foram aplicados da maneira em que foi proposta na descrição do projeto.
- Depoimentos e histórias de sucesso:É possível também incluir depoimentos de beneficiários, parceiros ou membros da comunidade, pois ajuda a ilustrar o impacto positivo das iniciativas de forma mais pessoal e emotiva.
- Formulários com indicadores específicos: Em alguns casos, a empresa apoiadora pode solicitar que a organização forneça dados de indicadores como tempo dos atendimentos, número de pessoas impactadas positivamente, índice de diversidade de gênero, entre outras. Esses indicadores tornam a prestação de contas mais tangível, pois apresenta através de número a evolução do projeto.
- Desafios enfrentados: Apresentar os desafios encontrados ao longo da execução do projeto é importante para fornecer uma visão realista e transparente do processo. Identificar e discutir esses desafios ajuda a demonstrar a resiliência da organização e seu compromisso em superar obstáculos para alcançar seus objetivos, além de mapear gargalos e pontos de melhorias.
- Lições aprendidas: Destacar as lições aprendidas ao longo do processo de implementação do projeto promove a aprendizagem e melhorar a eficácia futura das iniciativas. Isso envolve identificar o que funcionou bem, o que não funcionou e as melhores práticas que podem ser aplicadas em projetos futuros.
Com qual frequência deve ser feita a prestação de contas
A frequência da prestação de contas pode variar de acordo com a duração e a complexidade dos projetos, mas é importante que seja feita de forma regular e periódica.
Segundo os especialistas da Bússola, o ideal é que a empresa acompanhe o progresso dos projetos em intervalos regulares, solicitando prestação de contas trimestral, semestral, anual ou conforme necessário. Isso permite uma avaliação contínua do impacto das ações e a identificação de possíveis ajustes ou melhorias.
Para casos de aporte direto, ou seja, quando o apoio financeiro é feito através da doação direta do recurso para a organização, o recomendado é que a empresa apoiadora acompanhe a prestação mensalmente.
Já em casos em que foi lançado um edital para seleção de projetos a serem apoiados, é fundamental estar atento em qual será a periodicidade da prestação de contas. Essa informação deve estar presente na proposta do projeto, e a empresa deve monitorar para que essa frequência seja respeitada pelas organizações.
Para entender melhor a importância da frequência na prestação de contas, vamos explorar alguns exemplos e cenários:
- Projetos de curto prazo e alta complexidade: Imagine que a empresa esteja financiando um projeto de curto prazo que envolve várias etapas e atividades. Nesse caso, a prestação de contas deve ser feita em intervalos mais frequentes, como a cada trimestre, para garantir que o progresso do projeto seja acompanhado de perto e que quaisquer desafios possam ser identificados e superados rapidamente.
- Projetos de longo prazo e impacto gradual: Se a empresa estiver apoiando um projeto de longo prazo com resultados que se desenvolvem ao longo do tempo, como um programa educacional em comunidades em vulnerabilidade social, a prestação de contas pode ser feita em intervalos semestrais ou anuais. Isso permite uma avaliação abrangente do impacto do projeto e a análise de tendências ao longo do tempo.
- Projetos com financiamento contínuo: Em casos onde a empresa mantém um financiamento contínuo para uma ONG ou iniciativa específica, a prestação de contas pode ser incorporada em relatórios regulares de progresso ou atualizações mensais, permitindo o acompanhamento constante do uso dos recursos e do impacto das atividades apoiadas.
Em todos os casos, a chave é adaptar a frequência da prestação de contas às necessidades específicas de cada projeto e às expectativas dos apoiadores. É essencial manter uma comunicação aberta e transparente ao longo do processo, garantindo que todas as partes interessadas estejam informadas e engajadas no progresso e nos resultados das iniciativas sociais apoiadas pela empresa.
Exemplo de relatório de prestação de contas
Relatório de Prestação de Contas – Projeto “Educação para Todos” Período de Referência: Janeiro a Junho de 2023Introdução: O presente relatório visa fornecer uma visão abrangente do progresso e dos resultados alcançados pelo projeto “Educação para Todos” durante o primeiro semestre de 2023. O projeto, financiado pela Empresa XYZ, tem como objetivo fornecer acesso à educação de qualidade para crianças em comunidades rurais. Atividades Realizadas: Organização de aulas regulares ministradas por professores qualificados. Fornecimento de material escolar, uniformes e lanches para os alunos. Realização de workshops e atividades extracurriculares para promover o engajamento dos alunos. Treinamento de professores locais e capacitação em novas metodologias de ensino. Monitoramento regular da frequência e desempenho dos alunos. Resultados Alcançados: Aumento da taxa de matrícula escolar em 20% em comparação ao período anterior. Melhoria significativa no desempenho acadêmico dos alunos, com um aumento de 15% na média geral das notas. Maior engajamento dos pais e da comunidade no processo educacional, demonstrado por uma participação ativa em reuniões escolares e eventos comunitários. Melhoria na autoestima e confiança dos alunos, evidenciada por relatos e observações dos professores e equipe do projeto. Desafios e Lições Aprendidas: Apesar dos resultados positivos, alguns desafios foram identificados ao longo do caminho. Isso incluiu a falta de recursos financeiros para a expansão do programa e a necessidade contínua de apoio para manter a qualidade das atividades educacionais. No entanto, esses desafios também proporcionaram oportunidades para aprendizado e melhoria contínua do projeto. |
Como a Bússola Social facilita a prestação de contas
A plataforma da Bússola social permite que empresas investidoras realizem a gestão de um edital e o monitoramento contínuo dos projetos apoiados, gerando facilidade, organização, transparência e controle em todas as etapas, através das seguintes funcionalidades:
- Publicação do edital: permite a criação de uma página pública com a identidade visual da instituição para promover a divulgação do edital, recebendo propostas de projetos que buscam apoio de investidores.
- Inscrição de projetos: possibilita que a instituição proponente se cadastre na plataforma da Bússola Social, anexando os documentos que serão encaminhados ao investidor e elabore o projeto no sistema, conforme formulário definido por ele. Além disso, a plataforma permite a elaboração de um orçamento detalhado e de um plano de ação com todas as atividades que pretende realizar caso tenha projeto aprovado.
- Fluxo de seleção: receba e examine os projetos inscritos em um processo seletivo com etapas personalizadas.
- Avaliação de projetos: avalie os projetos dando uma nota, fazendo um checklist ou um parecer único.
- Divulgação de projetos selecionados: divulgue no mesmo link de seleção o número e lista de projetos que foram aprovados.
- Acompanhamento: acompanhe os projetos e organizações que estão elaborando propostas e que já as enviaram para o Investidor.
- Mapa de projetos: visualize projetos recebidos e selecionados por região, área de atuação, tamanho das organizações, entre outros.
- PDF: organize todas as informações inseridas pelas organizações no sistema em um PDF para impressão, distribuição ou anexação a contratos.
- Monitoramento: acompanhe todos os projetos apoiados através de informações como projetos em realização, ações planejadas, ações executadas, ações atrasadas, percentual de evolução, resultados esperados, desempenho, entre outras.
- Relatórios: gere relatórios contendo status do projeto, ações realizadas, relato da realização, fotos enviadas, entre outras.
- Prestação de contas: acesse valores previstos, repassados, executados de forma atualizada em todos os editais e projetos apoiados.